Guide ELA-Consulting
A3 ou A4 : quelle solution d’impression choisir pour votre entreprise ?
Choisir entre une imprimante ou un multifonction A4 et un équipement A3 ne devrait pas commencer par la taille de la machine. Le bon point de départ est votre usage réel : types de documents, nombre d’utilisateurs, volumes, numérisation et organisation du bureau.
Quand une solution A4 est-elle suffisante ?
Le format A4 couvre la grande majorité des documents bureautiques : courriers, factures, contrats, présentations, dossiers administratifs et documents internes. Pour de nombreuses PME, professions libérales et équipes de bureau, une imprimante ou un multifonction A4 professionnel peut donc être la solution la plus rationnelle.
Une machine A4 présente généralement plusieurs avantages pratiques :
- un encombrement plus réduit ;
- une intégration plus simple dans un bureau ;
- des performances élevées sur les documents courants ;
- une configuration souvent plus simple ;
- un investissement dimensionné sur les besoins réellement utilisés.
Le fait qu’une entreprise compte plusieurs utilisateurs ne signifie pas automatiquement qu’elle a besoin d’un A3. Un multifonction A4 bien dimensionné peut parfaitement desservir un groupe de travail important.
Quand le format A3 devient-il utile ?
Un équipement A3 devient intéressant lorsqu’il existe un besoin concret de produire, copier ou numériser des documents de grand format. C’est notamment le cas pour certains plans, tableaux, schémas, supports graphiques ou documents administratifs spécifiques.
Les multifonctions A3 offrent également souvent une architecture plus adaptée à un usage centralisé, avec davantage de capacité papier et des possibilités de finition plus poussées selon la configuration.
Choisissez plutôt A4 si…
- vos documents sont presque toujours A4 ;
- l’espace disponible est limité ;
- vous recherchez impression, copie et scan sans besoin de grand format ;
- vous voulez éviter une machine surdimensionnée.
Envisagez A3 si…
- vous imprimez réellement en A3 ;
- plusieurs services centralisent leurs impressions ;
- vous avez besoin de capacités papier importantes ;
- des options de finition avancées sont nécessaires.
Imprimante ou multifonction : une deuxième question essentielle
Le format papier n’est qu’un critère. Il faut aussi déterminer si vous avez besoin d’une simple imprimante ou d’un multifonction capable d’imprimer, copier et numériser.
Si votre équipe numérise régulièrement des dossiers, envoie des documents par e-mail ou vers un dossier réseau, un multifonction apporte une vraie valeur. À l’inverse, si votre besoin se limite à l’impression, une imprimante professionnelle peut être plus simple et plus économique à exploiter.
Voir comment choisir un photocopieur ou multifonction professionnel →
Ne choisissez pas uniquement selon la vitesse
Une vitesse élevée en pages par minute est utile, mais elle ne suffit pas à déterminer la bonne machine. Pour dimensionner une solution d’impression, ELA-Consulting regarde également :
- le nombre d’utilisateurs ;
- le volume mensuel noir et blanc et couleur ;
- les besoins de numérisation ;
- le nombre de bacs papier ;
- le type de documents ;
- les contraintes réseau et de sécurité ;
- le niveau de service souhaité.
Achat, location ou Full Service
Le choix A4/A3 doit aussi être replacé dans le coût global du projet. Une machine plus grande ou plus équipée n’est intéressante que si ses fonctions sont réellement utilisées. ELA-Consulting peut étudier la solution en achat, en location ou dans le cadre d’une formule Full Service selon votre projet.
Comparer achat et location d’une solution professionnelle →
Comprendre le Full Service et le coût par copie →
Exemples de situations
Cabinet ou petite équipe
Quelques utilisateurs, documents standards, besoin régulier de scan : un multifonction A4 professionnel est souvent une base pertinente.
Service administratif
Plusieurs utilisateurs, volumes importants, besoin de plusieurs bacs et d’un équipement central : un multifonction A4 haut de gamme ou A3 peut être étudié selon les documents utilisés.
Bureau technique
Si des plans ou tableaux A3 sont réellement imprimés et copiés, l’A3 devient un critère fonctionnel et non simplement une option.
Entreprise multiservice
Avant de centraliser tous les usages sur une seule grosse machine, il peut être pertinent de comparer une solution centrale avec plusieurs équipements A4 mieux répartis.
La bonne question à poser
Plutôt que de demander « quelle machine est la plus puissante ? », posez-vous cette question : quelle configuration couvre réellement nos usages sans payer pour des fonctions inutiles ?
ELA-Consulting accompagne les entreprises partout en Belgique pour dimensionner leur solution KYOCERA selon leurs volumes, leurs utilisateurs et leurs contraintes réelles.